Projektno delo v podjetjih že dolgo ni več novost. Lovljenje rokov za oddajo posameznih faz ali zaključek celotnega projekta je postalo stalnica sodobnega poslovnega okolja, kjer hiter razvoj in nenehno spreminjajoče se zahteve narekujejo tempo dela. V takšnih razmerah se pogosto pojavi ključno vprašanje: kako pravilno dodeliti naloge, da ne bi preobremenili določenih virov, medtem ko drugi ostajajo neizkoriščeni?
Iskanje pravega ravnovesja med razpoložljivimi viri, časovnimi omejitvami in cilji projekta je bilo vedno velik izziv. Danes pa imamo na voljo sodobna digitalna orodja, ki ta proces bistveno poenostavijo ter omogočajo boljši pregled, načrtovanje in nadzor nad projekti. V nadaljevanju si bomo ogledali, kako je učinkovito vodenje projektov mogoče znotraj platforme 3DEXPERIENCE, in sicer s pomočjo vloge Project Planner, ki prinaša strukturiran, pregleden in prilagodljiv pristop k projektnemu načrtovanju.
Problemi projektnega planiranja
Pri projektnem načrtovanju se podjetja najpogosteje soočajo z nekaj ponavljajočimi se izzivi, ki lahko hitro vplivajo na učinkovitost dela, preglednost in končni uspeh projekta.
- Koordinacija projektov je pogosto eden večjih problemov. Ekipe se srečujejo s težavami pri deljenju informacij, pregledovanju napredka ter usklajevanju projektnih nalog in časovnic. Brez enotnega pregleda hitro pride do nesporazumov, podvajanja dela ali zamud.
- Upravljanje projektov po principu »od zgoraj navzdol« zahteva precejšen začetni vložek časa in energije. Takšen pristop je sicer primeren za večje in kompleksnejše projekte, vendar je lahko za manjše, ekipne projekte nepotrebno tog in administrativno zahteven, kar upočasnjuje delo namesto da bi ga pospešilo.
- Izolirano delovanje orodij predstavlja še en pogost izziv. Tradicionalne aplikacije za upravljanje projektov pogosto delujejo v ločenih silosih in niso povezane s ključnimi podatki podjetja, ki jih projekti dejansko uporabljajo. Posledica so nepregledni podatki, ročni prenosi informacij in večja možnost napak.
Zdaj ko poznamo probleme, si oglejmo kako so ti rešeni na 3DEXPERIENCE platformi.
3DEXPERIENCE projekti
Z vlogo Project Planner lahko na platformi 3DEXPERIENCE ustvarimo dva različna tipa projektov, prilagojena različnim načinom dela in vrstam projektov.
- Slapovni projekt (Waterfall project) temelji na linearni, zaporedni izvedbi posameznih faz. Projekt poteka po vnaprej določenem zaporedju korakov – od analize in načrtovanja, prek izvedbe in testiranja, do zaključka. Vsaka faza se mora v celoti zaključiti, preden se lahko začne naslednja. Takšen pristop je zelo primeren za projekte z jasno definiranimi zahtevami, stabilnim obsegom in malo pričakovanimi spremembami. V bolj dinamičnih okoljih, kjer se zahteve pogosto spreminjajo, pa se slapovni pristop običajno izkaže za manj prilagodljivega.
- Agilni projekt (Agile project) pa temelji na iterativnem in prilagodljivem načinu dela. Projekt je razdeljen na krajše časovne intervale, imenovane iteracije ali sprinti, znotraj katerih se postopno razvijajo in izboljšujejo funkcionalnosti. Agilni pristop spodbuja stalno sodelovanje med ekipami in deležniki, omogoča hitro odzivanje na spremembe ter zgodnje prepoznavanje morebitnih tveganj. Prav zaradi svoje prilagodljivosti je še posebej primeren za kompleksne projekte in projekte v okoljih, kjer se zahteve hitro spreminjajo.
Najprej si bomo podrobneje ogledali način dela in ključne zmožnosti slapovnih projektov ter kako jih lahko učinkovito uporabljamo v okviru vloge Project Planner na platformi 3DEXPERIENCE.
Slapovni pojekt
Delo v slapovnem projektu lahko razdelimo v tri glavne faze, ki si jih bomo v nadaljevanju ogledali po vrsti.
1. Načrtovanje projekta
Vsak projekt je sestavljen iz več nalog in mejnikov, ki skupaj tvorijo jasno strukturo in časovni okvir projekta. V fazi načrtovanja je treba posameznim nalogam določiti trajanje, jim dodeliti odgovorne osebe ter jasno opredeliti vsebino in cilje posamezne naloge. Dobro zastavljeno načrtovanje predstavlja temelj uspešnega projekta, saj omogoča boljši pregled nad potekom dela, pravočasno zaznavanje morebitnih ozkih grl in učinkovito razporejanje razpoložljivih virov.
Naloge v slapovnih projektih se lahko izvajajo zaporedno ali vzporedno, odvisno od povezav in odvisnosti med posameznimi nalogami. Takšna struktura omogoča jasen pregled nad tem, katere aktivnosti so pogojene z zaključkom prejšnjih in katere lahko potekajo hkrati.
Orodje poleg tega omogoča tudi samodejno razporejanje nalog, pri čemer upošteva razpoložljivost zaposlenih, časovne odvisnosti med nalogami, mejniki in drugimi projektnimi elementi. Na ta način se zmanjša tveganje preobremenitve posameznih virov, hkrati pa se zagotovi bolj realen in uravnotežen časovni plan projekta.
Poleg načrtovanja in razporejanja nalog Project Planner ponuja tudi pregleden povzetek projektne statistike.
Ta povzetek omogoča hiter pregled nad napredkom projekta, kot so: število opravljenih in preostalih nalog, izkoriščenost virov, doseganje mejnikov ter časovni trendi. Takšna vizualizacija pomaga projektni ekipi in vodstvu, da sproti spremljajo učinkovitost, pravočasno prepoznajo morebitne zamude ali ozka grla ter sprejmejo odločitve za optimizacijo projekta. Na ta način postane spremljanje projekta enostavno, pregledno in podprto z dejanskimi podatki.
2. Izvajanje nalog
Za izvajanje nalog v slapovnem projektu same vloge Project Planner ni potrebno. Za to zadostuje dostop do aplikacije Collaborative Tasks, kjer se nam prikažejo vse naloge, ki so nam dodeljene ali pa smo jih sami ustvarili.
Ker se naloge pogosto izvajajo v drugih aplikacijah 3DEXPERIENCE platforme ali povezanih programih, kot je SOLIDWORKS, je izjemno pomembno dobro povezovanje med aplikacijami. To omogoča, da delo poteka nemoteno, podatki ostajajo sinhronizirani in projektna ekipa vedno deluje na podlagi najnovejših informacij. Na ta način se zagotavlja učinkovitost dela in zmanjšuje možnost napak ali podvajanja aktivnosti.
Kot je razvidno iz posnetka, imamo dostop do nalog neposredno tako na 3DEXPERIENCE platformi kot tudi v SOLIDWORKS. V obeh primerih lahko v posamezno nalogo povlečemo in referenciramo že obstoječe objekte, shranjene na oblaku, ali pa naložimo nove datoteke, ki se samodejno shranijo v predhodno določen Bookmark in Collaborative Space.
Poleg dodajanja datotek ob zaključku nalog, jih je mogoče dodati tudi že ob ustvarjanju nalog, kar omogoča, da zaposleni, ki so nalogi dodeljeni, hitro in enostavno dostopajo do vseh relevantnih objektov. Ta funkcionalnost bistveno poenostavi sodelovanje, izboljša preglednost informacij in zagotavlja, da so vsi vpleteni vedno opremljeni z najnovejšimi podatki.
3. Posodobitev projekta
Čeprav je slapovni projekt bolj toga in manj prilagodljiv kot agilni pristop, je kljub temu potrebna določena stopnja fleksibilnosti, da se lahko učinkovito odzivamo na spremembe, ki se pojavljajo tekom projekta. Te spremembe se lahko pojavijo v različnih oblikah: lahko spremenimo trajanje posameznih nalog, dodamo nove naloge ali pa razširimo obseg projekta tako, da v obstoječi projekt uvozimo povezane projekte.
Poleg tega aplikacija samodejno opozori na naloge, ki so pod časovnim pritiskom, te naloge se obarvajo oranžno, kar omogoča hitro prepoznavanje kritičnih točk in pravočasno ukrepanje. Tak pregled je prikazan tudi na spodnjem posnetku, ki jasno prikazuje, katere naloge zahtevajo dodatno pozornost.
Kot povezave med posameznimi nalogami lahko projekte skupaj s njihovimi podrejenimi nalogami in mejniki povezujemo v želena zaporedja, kar omogoča jasno strukturo in logičen potek dela.
Poleg tega je na voljo možnost skupnega urejanja nalog, kar omogoča, da sočasno dodelimo iste zaposlene ali podobne funkcije več nalogam hkrati. Ta funkcionalnost močno poenostavi upravljanje virov, zmanjša možnost napak pri dodeljevanju in pospeši proces planiranja, saj lahko več nalog prilagodimo hkrati, namesto da bi vsako urejali posebej.
Kot vidimo, vsak korak v slapovnem projektu vodi projekt od začetka do konca – od načrtovanja in razporejanja nalog, preko aktivnega vodenja in upravljanja nalog, pa vse do njihovega zaključka. Tak pristop zagotavlja jasen, strukturiran potek dela, kjer je vsak mejnik in naloga dobro definirana, kar omogoča učinkovito spremljanje napredka in pravočasno odkrivanje morebitnih težav.
Agilni projekt
Podobno kot delo v slapovnih projektih si bomo zdaj ogledali še korake in faze dela na agilnih projektih, ki je v nekaterih pogledih zelo podobno.
1. Načrtovanje projekta
Naloge v agilnih projektih se izvajajo znotraj posameznih iteracij oziroma šprintov. Pri tem niso strogo vezane na zaporedno izvajanje, temveč na prioritete in razpoložljivost ekipe v določenem časovnem obdobju. Takšen pristop omogoča, da se ekipa v vsakem šprintu osredotoči na natančno določen nabor nalog, ki predstavljajo največjo vrednost v danem trenutku.
Namesto ročnega in vnaprejšnjega strukturiranja celotnega projekta delo poteka v krajših, ponavljajočih se iteracijah. Vsakemu šprintu določimo določeno število točk glede na razpoložljiv čas in razpoložljivost virov v ekipi. Te točke predstavljajo omejitev obsega dela, ki ga je v posamezni iteraciji mogoče realno izvesti. Ko je šprint zapolnjen, vanj ni več mogoče dodajati novih nalog, naloge, ki zaradi zapolnjene kvote niso bile vključene, pa se avtomatsko ali ročno prenesejo v naslednji šprint. Takšen način dela omogoča jasen nadzor nad obsegom nalog, enakomerno obremenitev ekipe ter lažje prilagajanje spremembam brez poseganja v celoten projekt.
2. Izvajanje nalog
Izvajanje nalog v agilnem projektu je v osnovi precej podobno kot pri slapovnem pristopu. Naloge so jasno določene, dodeljene odgovornim osebam in opremljene z vsemi potrebnimi informacijami, datotekami ali referencami, ki so shranjene na platformi. Tudi tukaj lahko naloge izvajamo neposredno znotraj aplikacije Collaborative Tasks ali v povezanih programih, kot je SOLIDWORKS, kar zagotavlja, da so vsi podatki posodobljeni in dostopni vsem vpletenim.
Kot smo videli smo na koncu posnetka ustvarili nov problem, ki ga bomo v naslednjem poglavju obravnavali
3. Agilno upravljanje
Platforma omogoča sprotno spremljanje napredka in opozarja na naloge, ki so kritične ali ogrožajo doseganje ciljev šprinta. Takšne naloge so jasno označene, kar ekipi omogoča, da hitro prepozna ključne točke in pravočasno ukrepa.
Platforma omogoča sprotno spremljanje napredka in opozarja na naloge, ki so kritične ali ogrožajo doseganje ciljev šprinta. Takšne naloge so jasno označene, kar ekipi omogoča, da hitro prepozna ključne točke in pravočasno ukrepa.
Vsak šprint tako predstavlja samostojen korak projekta od načrtovanja nalog, njihove izvedbe in spremljanja napredka, pa vse do zaključka iteracije. Iterativni pristop zagotavlja preglednost, enakomerno obremenitev ekipe in učinkovito upravljanje dela, hkrati pa dopušča hitro prilagajanje spremembam, ki se pojavijo med projektom.
Na spodnjem posnetku je mogoče videti, kako problem, ki smo ga prej definirali, je pretvorjen v nalogo in dodeljen določenemu šprintu.
Prav tako je možno filtiriranje pogleda projekta na razne načine.
Za več informaicij o tem kako poteka planiranje projektov nam pišite prek elektronske pošte na info@ib-caddy.com, ali pa nas pokličite na (01) 566 12 55.