Optimizacija poslovnih procesov je ključnega pomena za učinkovito delovanje vsakega podjetja ali organizacije. Kljub temu se pogosto srečujemo z izzivom kako takšne procese pravilno oblikovati in izvajati. Namesto enotne rešitve se velikokrat zanašamo na več različnih, med seboj nepovezanih orodij, to pa prinaša dodatno kompleksnost, podvajanje dela in izgubo pomembnih informacij pri prehodu med posameznimi koraki.
Da bi se tem težavam izognili, nam 3DEXPERIENCE platforma ponuja zmogljiv urejevalnik in kreator procesov – Business Process Designer. Gre za orodje, ki omogoča enostavno načrtovanje in vizualizacijo.
V nadaljevanju si bomo ogledali, kako lahko uporabnik na enostaven način ustvari preprost proces, ga preizkusi in nato tudi uspešno doda v uporabo.
Oblikovanje procesa
Ko ustvarimo nov proces, nas najprej pričaka prazna šablona. Na njej je privzeto prisoten samo začetni Trigger, iz katerega bomo postopoma zgradili celoten proces. Na levi strani zaslona se nahaja meni z različnimi elementi, ki jih lahko dodajamo v proces in med seboj povezujemo, s čimer oblikujemo logičen potek dela.
Na vrhu zaslona pa je umeščena orodna vrstica, kjer najdemo kontrole za prilagajanje pogleda, razporejanje dejavnosti ter druge funkcije, ki olajšajo organizacijo procesov v našem delovnem prostoru. Tako imamo vedno jasen pregled nad strukturo in zaporedjem posameznih korakov.
Kot primer bomo oblikovali proces naročanja majice. Naš proces mora vključevati naslednje ključne dejavnosti:
- Sprejem naročila
Sistem najprej zabeleži novo naročilo kupca in ga pripravi za obdelavo. - Zavrnitev naročila z obrazložitvijo
Če naročilo ne izpolnjuje pogojev (npr. napačni podatki, neustrezno plačilo), se to zavrne, hkrati pa se kupcu posreduje pojasnilo o razlogu za zavrnitev. - Preverjanje zaloge v skladišču
Sistem preveri, ali je naročena majica na voljo v ustrezni velikosti, barvi in količini. - Naročanje manjkajočega blaga
Če zaloge ni dovolj, se sproži postopek naročila dodatnega blaga pri dobavitelju. - Pakiranje pripravljenega blaga
Ko je zaloga potrjena, se naročilo pripravi za odpremo – izdelki se ustrezno zapakirajo. - Odprema blaga
Končni korak procesa je dostava blaga kupcu preko izbranega logističnega ponudnika.
Izgradnja sheme procesa
Shemo lahko sestavljamo z različnimi gradniki – naj bodo to dejavnosti, časovniki, dogodki, logična vrata in številni drugi elementi. Vsaka od teh skupin vključuje več različic, zato v tem kratkem prispevku ne moremo podrobno predstaviti vseh možnosti.
Na podlagi zgoraj opisanih zahtev smo pripravili osnovno procesno shemo, ki ponazarja potek naročanja. Prednost tega pristopa je v tem, da shemo lahko kadarkoli nadgradimo, dopolnimo ali prilagodimo glede na nove potrebe. Na ta način proces nikoli ni “zaklenjen”, temveč ostaja prilagodljiv in odprt za izboljšave.
Pri izgradnji procesa smo uporabili kombinacijo različnih gradnikov: več uporabniških dejavnosti, dve servisni dejavnosti, tri logična vrata ter en časovnik. Poleg tega smo del poteka zasnovali kot podproces, ki se sproži v primeru zavrnitve naročila.
V tej fazi proces še ne deluje popolnoma, saj je potrebno posameznim dejavnostim še dodati ustrezna imena ter jih pravilno konfigurirati. Šele s tem korakom bo proces pripravljen za testiranje in nadaljnjo optimizacijo.
Poimenovanje in komentiranje
Da bo naš sistem pravilno deloval in da ga bomo v prihodnje lažje urejali, je potrebno posamezne procese in dejavnosti ustrezno poimenovati ter jim dodati komentarje. To ni koristno le za nas, temveč tudi za vse, ki bodo morda v prihodnje nadaljevali z našim delom – tako se bodo v strukturi procesa hitreje znašli in lažje razumeli njegov namen.
Pomembno je poudariti, da je poimenovanje dejavnosti obvezno, saj brez tega proces sploh ne more delovati pravilno. Dodajanje komentarjev pa predstavlja dodano vrednost, ki izboljša preglednost in dolgoročno vzdrževanje celotnega sistema.
Konfiguracija procesa
Ko zaključimo z urejanjem povezav in dodajanjem posameznih dejavnosti, jih je potrebno še ustrezno nastaviti – določiti, kaj se v posamezni dejavnosti zgodi in pod kakšnimi pogoji pride do prehoda na naslednji korak.
Za prehod v ta korak preprosto kliknemo na Validate and Configurate. Odpre se nov meni, v katerem jasno vidimo status vseh gradnikov: tisti, ki še zahtevajo nastavitev, so označeni rdeče, medtem ko so že pravilno konfigurirani elementi obarvani zeleno. Tako hitro prepoznamo, kje so še potrebni posegi, in postopoma pripravimo proces na brezhibno delovanje.
Konfiguracija Triggerja
V desnem meniju izberemo možnost Configure the form. Na tem mestu določimo, katere podatke mora uporabnik vnesti ob zagonu procesa.
Med obveznimi polji v našem primeru so:
- Process identifier – nastavili bomo možnost Auto-increment identifier, kar pomeni, da bo sistem samodejno povečeval številko, ki predstavlja posamezno instanco procesa.
- Ime naročnika
- Priimek naročnika
- Naslov naročnika
- Elektronska pošta
- Velikost izdelka
Za vsako polje moramo določiti naslednje lastnosti:
- Ime vhoda (da jasno označimo namen podatka),
- Tip vhoda (npr. besedilo, številka, seznam),
- Obveznost (ali je polje nujno za izpolnitev ali ne).
S tem zagotovimo, da bodo vsi ključni podatki zbrani na strukturiran način, proces pa bo ob vsaki izvedbi potekal brez manjkajočih informacij.
Za velikost majice bomo uporabili List of Values, kar pomeni, da bo uporabnik lahko izbral le eno od predhodno določenih možnosti. S tem preprečimo napačne vnose in zagotovimo standardizirane podatke.
Vsa naša polja bodo obvezna, kar pomeni, da bo uporabnik moral vnesti oziroma izbrati podatke za vsako polje, preden bo lahko proces nadaljeval. Tako zagotavljamo, da so vse ključne informacije vedno na voljo za nadaljnje korake procesa.
Na enak način moramo sedaj konfigurirati tudi uporabniške dejavnosti. Pri vsaki dejavnosti moramo določiti naslednje:
- Komu dodelimo nalogo – določimo lahko posameznega uporabnika ali celotno skupino, ki bo odgovorna za izvedbo dejavnosti.
- Informacije, ki jih prikažemo – kaj vse naj bo vidno uporabniku med opravljanjem naloge (npr. podatki o naročniku, status procesa).
- Potrebni vnosi uporabnika – katera polja mora uporabnik izpolniti, da lahko nalogo uspešno zaključi.
- Ostale možnosti – dodatne nastavitve, kot so obveznost vnosa, roki za izvedbo, obvestila ali pravila za prehajanje na naslednji korak.
- S tem zagotovimo, da so vse uporabniške dejavnosti pravilno nastavljene, naloge jasne, vnosi strukturirani in proces poteka gladko brez nepotrebnih zastojev.
Ostale uporabniške dejavnosti bomo v tem vodiču preskočili, saj je njihova konfiguracija zelo podobna že opisani. Enako velja za logična vrata, katerih definicija in nastavitve sledijo podobnim principom kot pri uporabniških dejavnostih.
Na ta način se lahko osredotočimo na ključne korake procesa, medtem ko podrobnosti za preostale gradnike sledijo istim logikam in pristopom.
Nastavili bomo tudi eno servisno dejavnost, in sicer dnevno opozorilo o potrebnem naročilu. Pri tem je pomembno določiti, katere informacije bodo na voljo v posameznih delih elektronske pošte, ki jo sistem pošilja.
To vključuje:
- Zadevo sporočila – kratek in jasen naslov, ki uporabniku takoj pove namen opozorila.
- Glavno telo sporočila – vsebina, kjer so navedeni ključni podatki, kot so manjkajoče zaloge, količine ali druge pomembne informacije.
- Dodatni podatki – opcijsko lahko vključimo še povezave, navodila ali opombe, ki uporabniku olajšajo nadaljnje ukrepanje.
S tem zagotovimo, da bo prejemnik opozorila takoj razumel vse potrebne informacije in lahko pravočasno ukrepal.
Podobno konfiguriramo tudi podproces, ki skrbi za obvestilo o avtomatski zavrnitvi. Ko določimo vse potrebne nastavitve, vnose in pravila za prehode, je proces pripravljen za testiranje.
S tem zagotovimo, da so vsi koraki, vključno s podprocesi, pravilno nastavljeni in da bo testiranje potekalo gladko, brez nepričakovanih napak.
Testiranje
Ko smo prepričani, da model deluje pravilno, izvajamo vse naloge, potrebne za uspešno zaključitev procesa. To vključuje tako uporabniške dejavnosti kot servisne naloge, ki zagotavljajo, da so vsi koraki dokončani, podatki pravilno zabeleženi in posredovani naprej. Ko smo prepričani, da proces deluje brez napak, ga lahko izdamo, kar pomeni, da postane aktiven in ga lahko uporabniki začnejo uporabljati. S tem preide iz faze testiranja v produkcijsko okolje, kjer podpira vsakodnevno delo in zagotavlja, da proces teče gladko in učinkovito.
Za več informaicij o tem kako poteka izgradnja poslovnega procesa nam pišite prek elektronske pošte na info@ib-caddy.com, ali pa nas pokličite na (01) 566 12 55.